Datenschutzerklärung
Stand: Oktober 2026
1. Verantwortliche Stelle
2. Welche Daten wir erheben
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Dienstleistung erforderlich ist:
- Anfragen (Telefon / Web): Postleitzahl, Ort, Kategorie, Dringlichkeit, Problembeschreibung, Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon), bei Anrufen zusätzlich die Gesprächsaufnahme (siehe 7.).
- Leitsystem und App: E-Mail-Adresse zur Anmeldung, Auftragsdaten (Termine, Notizen, Anhänge).
- Website: Standardmässige Server-Logs (IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene Seiten). Keine Tracking-Cookies, kein Analytics.
3. Zweck der Datenverarbeitung
- Entgegennahme und Weiterleitung von Anfragen
- E-Mail-Benachrichtigung an den Auftraggeber
- Bestätigungs-E-Mail an die anfragende Person
- Auftragsverwaltung im Leitsystem
- Terminplanung und Bewertungsanfragen
Wer wofür verantwortlich ist
4. Eingesetzte Drittanbieter
Zur Erbringung unserer Dienstleistung setzen wir folgende Drittanbieter ein:
| Anbieter | Zweck | Standort |
|---|---|---|
| Supabase | Datenbank, Anmeldung, Dateien | EU (Irland) |
| Vercel | Hosting | EU (Frankfurt) |
| Anthropic | KI: Entwürfe, Zusammenfassungen, Fotos auslesen; Anrufe prüfen, geschwärzt und nur wenn der Betrieb es einschaltet; Schreibstil aus gesendeten Mails ableiten (nur Merkmale werden gespeichert) | USA |
| OpenAI | Diktat in Text umwandeln, nur wenn ElevenLabs nicht antwortet | USA |
| Retell AI | Nina am Telefon: Sprachverarbeitung, Aufnahme und Abschrift | USA |
| Twilio | Telefonie (Nummer, SIP) | USA / EU |
| Peoplefone | Telefonie (Weiterleitung) | Schweiz |
| eCall | SMS-Versand | Schweiz |
| Die Schweizerische Post | Adressprüfung | Schweiz |
| Resend | E-Mail-Versand | EU (Irland) |
| Google (Firebase Cloud Messaging) | Zustellung von App-Mitteilungen, ohne Inhalt | USA |
| Microsoft 365 | Kalender- und Postfach-Anbindung, wenn der Betrieb sie einschaltet. Nina liest Posteingang und Gesendet (Köpfe 14 Tage, eigener Text 60 Tage), um offene Gespräche und den Schreibstil zu erkennen; gespeichert werden nur abgeleitete Merkmale (Anrede, Gruss, Sprache, Ton), keine Mailinhalte | gemäss Microsoft-Konto |
| Infomaniak | Postfach-Anbindung, wenn der Betrieb sie einschaltet: Nina liest Posteingang und Gesendet und legt Antworten als Entwurf in den Ordner «Entwürfe»; sie sendet, löscht und verschiebt nie. Das Geräte-Passwort der Adresse liegt nur verschlüsselt bei uns und wird beim Trennen gelöscht. Ebenso die Kalender-Anbindung: Nina liest nur Termine und frei/belegt, sie bucht, verschiebt und löscht nichts; das Anwendungs-Passwort liegt nur verschlüsselt bei uns | Schweiz |
| Sentry | Fehlerüberwachung | EU (Deutschland) |
| ElevenLabs | Diktat in Text umwandeln; Stimm-Vorschau bei der Einrichtung | USA |
Auf unseren Vorführseiten zusätzlich: Bunny.net (Videos auf Vorführseiten, EU (Slowenien)) · Unsplash (Bilder auf Vorführseiten, Angaben folgen).
5. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Erfüllung des Vertragszwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Feste Fristen:
- Gespräche mit Nina: 90 Tage, danach automatisch gelöscht; beim Löschen Ihres Zugangs sofort.
- Zugriffsspur: 90 Tage, danach automatisch gelöscht; beim Löschen Ihres Zugangs von Ihrer Person getrennt.
- Datenbank-Sicherungen (Supabase): bis 7 Tage
- Fehlerprotokolle (Sentry, nur Kennungen, keine Adressen): 30 Tage
- E-Mails beim Versanddienst (Resend): 30 Tage
- Server-Protokolle (Vercel): 1 Tag
Gelöschte Daten können bis zu 30 Tage in Sicherungskopien und Protokollen unserer Dienstleister verbleiben.
6. Ihre Rechte
Wir richten uns nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) und der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten. Bitte kontaktieren Sie uns unter info@flowsight.ch.
7. Telefongespräche
Telefongespräche mit Nina (der Assistentin am Telefon) werden aufgezeichnet (Retell AI, USA). Zusätzlich werden die vom Anrufer mitgeteilten Sachinformationen (Ort, Kategorie, Dringlichkeit, Problembeschreibung) in strukturierter Form erfasst. Keine personenbezogenen Daten (Namen, Telefonnummern, exakte Adressen) werden in die Auftragsbeschreibung übernommen.
8. App «FlowSight»
- Geräte- und Versionsangaben (App, Version, Gerätemodell, Android-Version, Android-ID; keine Werbe-ID): um Updates bereitzustellen. Gespeichert bei Supabase, EU (Irland).
- Mitteilungen: nur mit Ihrer Erlaubnis. Sie enthalten keinen Inhalt aus Ihren Aufträgen, nur einen neutralen Titel wie «Neue Meldung»; bei einem Notfall zusätzlich die Art (zum Beispiel «Dringend: Sturmschaden»), nie Name oder Ort.
- Diktat in der App: die Aufnahme dient nur der Umwandlung in Text (ElevenLabs, USA; antwortet der Dienst nicht, OpenAI, USA) und wird nicht gespeichert.
- Diktat in der Monteur-Ansicht: die Aufnahme wird beim Arbeitsbericht gespeichert (Supabase, EU (Irland)) und, wenn das Gerät keinen Text liefert, wie oben in Text umgewandelt.
- Fotos: gespeichert beim Auftrag (Supabase, EU (Irland)).
- Gespräche mit Nina (der Assistentin in der App): gespeichert (Supabase, EU (Irland)), damit das Gespräch auf jedem Ihrer Geräte weiterläuft. Gelöscht nach 90 Tagen, beim Löschen Ihres Zugangs sofort.
- Zugriffsspur: aufgerufene Funktion (Pfad), Methode, Ergebnis, Zeit sowie die Kennung Ihres Kontos und Ihres Betriebs; kein Inhalt, keine IP-Adresse. Gelöscht nach 90 Tagen; beim Löschen Ihres Zugangs von Ihrer Person getrennt.
Ihren Zugang können Sie selbst löschen, in der App oder ohne App: Zugang löschen. Die Löschung können Sie auch per E-Mail an info@flowsight.ch verlangen. Gelöschte Daten können bis zu 30 Tage in Sicherungskopien und Protokollen unserer Dienstleister verbleiben. Die Erlaubnis für Mitteilungen können Sie jederzeit in den Einstellungen Ihres Geräts widerrufen.